Оптимизация бизнес-процессов это. Что подразумевается под «оптимизацией»?
Оптимизация бизнес-процессов это. Что подразумевается под «оптимизацией»?
Многие сотрудники уверены, что «оптимизация» и «сокращение» на предприятии – это одно и то же. Именно из этого убеждения рождается страх перед специалистами, изучающими текущее положение дел в организации. На самом деле, оптимизация бизнес процессов – это усовершенствование действий, направленных на достижение целей компании, путем выбора лучшего пути выполнения. Лучшим считается вариант, максимально удовлетворяющий требованиям цели оптимизации, которая может быть сформулирована следующим образом:
- Сокращение затрачиваемого времени на выполнение операции;
- Снижение себестоимости изделия или услуги;
- Повышение качества конечных товаров и удовлетворенности клиентов;
- Достижение прозрачности бизнес-процессов компании, распределения ресурсов или усиления контроля ее деятельности;
- Высвобождение ресурсов для развития компании;
- Совершенствование управляемости и планирования.
Определение цели оптимизации бизнес-процессов зависит от стратегии компании и ее позиционирования на рынке товаров или услуг. Например, продуктовые супермаркеты эконом сегмента делают ставку на демпинг цены (акции, скидки, товары невысокой ценовой категории), а элитарные магазины – на свежесть, качество и эксклюзив.
Оптимизация бизнес-процессов организации требует участия всех сотрудников, сосредоточения их сил и внимания, поэтому регулярно проводить ее дорого и хлопотно. Но важно не пропустить момент, когда проведение оптимизации позволит вывести деятельность организации на новый уровень эффективности. Существуют определенные признаки-симптомы, говорящие о том, что в компании назрели изменения в устоявшихся процессах:
- На принятие решений тратиться слишком много времени, а их выполнение затягивается;
- Отсутствует контроль ключевых операций;
- Работы выполняются на недостаточном уровне качества;
- Отсутствие четкого разграничения сфер ответственности на разных уровнях;
- Связь между подразделениями регулярно дает сбои, что выливается в неверное истолкование или неисполнение части работ;
- Количество подразделений и сотрудников выросло, но прирост результатов работы отсутствует.
При первых появлениях такой симптоматики стоит хотя бы начать задумываться о том, чтобы провести аудит и последующую оптимизацию бизнес-процессов. Также поводом могут служить существенные изменения в структуре организации или внедрение современной информационной системы. Последнее позволит также провести автоматизацию определенных работ, высвободив рабочую силу (которая ранее принимала участие в рутинных процессах и ручных операциях) для роста производства или освоения новых сфер.
Но существуют и ситуации, когда оптимизация, с большой вероятностью, не принесет ожидаемой пользы. В первую очередь, речь идет о небольших компаниях, где выводы об эффективности работы можно сделать без дорогостоящих длительных работ. В противоположных ситуациях, когда численность сотрудников превышает определенный уровень (в разных источниках приводится точка отсчета от ста до двухсот человек), имеет смысл исследовать и оптимизировать отдельные сферы деятельности.
Требования по оптимизации бизнес процесса. Основные этапы оптимизации
Описание основные этапов оптимизации (пример)
Описание. Оптимизация бизнес-процессов компании начинается с выяснения, что и как функционирует. Это кажется достаточно очевидным, однако некоторые организации пропускают этот шаг и вначале оптимизируют процессы, а затем задумываются, на что это повлияет. Оптимальный способ разобраться в рабочих процессах – изучить цепочку добавленной стоимости и понять, как формируется конечная цена продукции. Таким образом вы сможете вычислить основные точки «входа» и «выхода».
Назначение ответственных лиц. Важный этап оптимизации бизнеса – назначить специалистов, ответственных за каждый этап. Руководители должны непрестанно трудиться над повышением эффективности, а потому их обязанности должны быть прописаны максимально четко.
Выполнение оптимизации, борьба с проблемными зонами. Для этого нужно оценить все бизнес-процессы, исключить дублирование обязанностей, проанализировать эксплуатацию ресурсов, ликвидировать потери и т.д.
Автоматизация. Приступать к этому действию можно только после того, как будут пройдены стадии регламентации и оптимизации. Важно понимать, что внедрение автоматических систем не поможет преодолеть сложную ситуацию, если в бизнес-процессах отсутствует упорядоченность.
Подведение итогов. Оптимизация бизнеса должна принести следующие результаты: формализация бизнес-модели, уменьшение количества ошибок, ликвидация дублирующихся обязанностей, внедрение системы KPI для мотивации сотрудников, регламентация бизнес-процессов, минимизация нарушений, уменьшение ненужных расходов.
Оптимизация бизнес-процессов обучение. Семь простых приемов оптимизации бизнес-процессов
Данная статья рассказывает о 7 простых приемах, которые можно применять для оптимизации как бизнес-процессов в целом, так и подпроцессов и операций.
Данные приемы не являются «ноу-хау», а давно и активно используются по всему миру. Целью данной статьи является составление простой и короткой «шпаргалки» описывающий основные приемы оптимизации.
Прием №1 — Вынесение ИКР (идеального конечного результата) за рамки процесса.
При оптимизации любых бизнес-процессов необходимо четкое описание ИКР. Как догадался искушенный читатель это первый шаг из алгоритма решения изобретательских задач создан разработчиками ТРИЗ. Что казалось бы может быть проще чем формирование ИКР при конструировании бизнес-процесса? Но сознание человека играет с ним злую шутку, заключая поиск ИКР исключительно в рамках самого процесса.
Пример 1
Компания, расположенная Москве, производит продукцию, которую используют клиенты по всей территории СНГ. У компании имеется логистический центр, доставляющий товар клиенту своими грузовиками. С недавнего времени расходы на содержания логистического центра стали возрастать. Т.е. доставка продукции клиентам прежним способ становится проблемным. Не правильный способ определения ИКР будет выглядеть следующим образом: «Снизить затраты на доставку нашим логистическим центром на 10%» В данном случае могут быть найдены ряд не плохих решений:
а) поменять грузовики на более совершенные, которые требуют меньше затрат на ремонт и обслуживание
б) использовать более дешевое топливо
в) провести переговоры с клиентами с целью убедить их платить больше за доставку и пр.
Оптимизация бизнес-процессов диплом. Аннотация
В данной дипломной работе решена задача оптимизации внутренних бизнес-процессов на промышленном предприятии с использованием пакета прикладных программ «КИС: Бюджетирование».
Объектом изучения является общество с ограниченной ответственностью «Брянскпромбетон» – предприятие промышленной отрасли, специализирующееся на производстве строительных конструкций и материалов.
Для обоснования выбора ПМК «КИС: бюджетирования» в дипломной работе подробно проанализированы шесть наиболее часто упоминающихся в современной литературе систем бюджетирования.
В процессе написания данной дипломной работы были использованы учебники и учебные пособия по теории управления финансами, статьи в ведущих бухгалтерских и финансовых изданиях, открытые публикации с различных Интернет – сайтов, а так же материалы, собранные в период прохождения преддипломной практики в ООО «Брянскпромбетон».